Thực hiện chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010 ban hành kèm theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 28/02/2007của UBND tỉnh Bình Định về việc ban hành Kế hoạch thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; theo đó lộ trình thực hiện ISO 9001:2000 của năm 2009 triển khai tại 13 đơn vị trong tỉnh, trong đó có Sở Công Thương.
Nhận thức đúng đắn vai trò và sự cần thiết phải cải cách dịch vụ hành chính công thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000; Sở Công Thương đã quyết tâm xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (đã được cải tiển, bổ sung từ phiên bản ban hành năm 2000) giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính về công nghiệp và Thương mại.

Hiện nay việc áp dụng ISO 9000 để cải cách hành chính là xu thế chung của nhiều nước trên thế giới. Chính phủ của nhiều nước đã công bố bản hướng dẫn áp dụng ISO 9000 vào dịch vụ hành chính và quyết định bắt buộc tất cả các cơ quan  nhà nước phải áp dụng. Tác dụng có tính phổ biến khi áp dụng ISO 9000 trong dịch vụ hành chính là: Tạo được phong cách làm việc khoa học, rõ việc, rõ trách nhiệm và quyền hạn đối với từng bộ phận và cá nhân; loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn thời gian và giảm chi phí trong một số công việc; trình độ công chức, viên chức được nâng lên rõ rệt; chất lượng công việc và tính chất phục vụ được cải thiện đáng kể, ít sai sót và chậm trễ. Vì thế được người dân hoan nghênh và đồng tình

Ở nước ta, trong quá trình cải cách nền hành chính, Ban chỉ đạo cải cách hành chính của Chính phủ đã khuyến khích việc nghiên cứu áp dụng ISO 9000 trong dịch vụ hành chính công. Những kết quả bước đầu khẳng định rằng hệ thống quản lý theo ISO 9000 đã giúp cho việc giải quyết công việc hiệu quả nhanh hơn, thỏa mãn nhu cầu của các tổ chức và cá nhân tốt hơn, góp phần tích cực vào quá trình cải cách hành chính. Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số 144/2006/QĐ-CP” về việc các cơ quan hành chính phải áp dụng ISO 9001:2000”.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2000  được coi là tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất, xác định các yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng của một Tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một Tổ chức  luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chế định, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một Tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động.

Bên cạnh đó, tiêu chuẩn ISO 9001:2000  được xem là một phương pháp quản lý chất lượng mới, khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soát được hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở mức cao nhất.

Thực hiện chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 – 2010 ban hành kèm theo Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 138/QĐ-UBND ngày 28/02/2007của UBND tỉnh Bình Định về việc ban hành Kế hoạch thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; theo đó lộ trình thực hiện ISO 9001:2000 của năm 2009 triển khai tại 13 đơn vị trong tỉnh, trong đó có Sở Công Thương.

Nhận thức đúng đắn vai trò và sự cần thiết phải cải cách dịch vụ hành chính công thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn  ISO 9000; Sở Công Thương đã quyết tâm xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (đã được cải tiển, bổ sung từ phiên bản ban hành năm 2000) giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước  và giải quyết thủ tục hành chính về công nghiệp và Thương mại.

Sau khi có Quyết định số 98/2009/QĐ-UBND ngày 21/01/2009 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Công Thương tỉnh Bình Định, đầu năm 2009 Giám đốc Sở ban hành quyết định số 40/QĐ-SCT về việc thành lập Ban Chỉ đạo xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 đồng thời cam kết kiên định chủ trương và đề ra chính sách, mục tiêu chất lượng, đảm bảo các nguồn lực cần thiết, cử đại diện lãnh đạo Sở trực tiếp chỉ đạo và kịp thời đưa ra những quyết định cần thiết trong quá trình triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 đối với các dịch vụ hành chính công tại Sở Công Thương. Theo đó đảm bảo được các yêu cầu:

- Truyền đạt cho mọi người về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng (tổ chức, công dân) cũng như yêu cầu của pháp luật;

- Thực hiện công khai các thủ tục hành chính áp dụng ISO tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả;

- Đảm bảo giải quyết kịp thời, chính xác, đúng pháp luật các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền;

- Cán bộ công chức, viên chức của Sở luôn được đào tạo thích hợp để đảm bảo có đủ năng lực, trình độ, đạo đức để hoàn thành tốt nhiệm vụ;

- Luôn duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội;

Với đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý phối hợp với Trung tâm hổ trợ phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEDEC 2) thuộc Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam (Thành viên của mạng lưới huấn luyện quản lý chất lượng) là đơn vị tư vấn cho việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008, đã tiến hành khảo sát các hoạt động quản lý và tác nghiệp chủ yếu của Sở trên các lĩnh vực quản lý nhà nước theo chức năng nhiệm vụ được giao để lập Kế hoạch triển khai chi tiết tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 của Sở. Trên cơ sở đó, 2 bên phối hợp tổ chức các đợt tập huấn đào tạo nâng cao nhận thức, đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ,xây dựng hệ thống tài liệu và hướng dẫn áp dụng, phê duyệt và ban hành Danh mục tài liệu áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Sở Công Thương, bao gồm:

- Cấp phép:

+ Cấp giấy phép kinh doanh bán buôn thuốc lá

+ Cấp giấy phép kinh doanh nguyên liệu thuốc lá

+ Cấp giấy phép kinh doanh rượu

+ Cấp mới, cấp sửa đổi, bổ sung giấy đăng ký tổ chức bán hàng đa cấp

+ Cấp lại giấy đăng ký tổ chức bán hàng đa cấp

+ Cấp giấy phép sản xuất rượu

+ Cấp mới, sửa đổi bổ sung, gia hạn giấy phép hoạt động tư vấn điện

+ Cấp mới, sửa đổi bổ sung, gia hạn giấy phép hoạt động phát điện

+ Cấp mới, sửa đổi bổ sung, gia hạn giấy phép hoạt động phân phối và bán lẻ điện

+ Cấp mới giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

+ Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

- Thẩm định cấp phép:

+ Thẩm định hồ sơ cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xăng dầu

+ Thẩm định hồ sơ cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh khí đốt hóa lỏng

+ Thẩm định hồ sơ cấp phép sử dụng vật liệu nổ công nghiệp

- Thẩm định:

+ Thẩm định hồ sơ cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn kỹ thuật trạm khí dầu mỏ hóa lỏng (PLG)

- Đăng ký:

+ Xác nhận đăng ký, thay đổi, bổ sung thực hiện chương trình khuyến mại

+ Đăng ký dấu nghiệp vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ giám định thương mại

+ Đăng ký hoạt động nhượng quyền thương mại

+ Đăng ký giấy phép sử dụng vật liệu nổ

- Tham gia góp ý:

+ Tham gia góp ý thiết kế cơ sở các dự án đầu tư xây dựng công trình công nghiệp và thương mại

- Thanh tra Sở

+ Công tác thanh tra định kỳ:

+ Công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.

-Thời điểm chính thức áp dụng: 01/7/2009

Sau thời gian 4 tháng triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 tại Sở Công Thương; Để chứng tỏ sự phù hợp của sản phẩm, của Hệ thống QLCL đang thực hiện và để thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống; Sở đã tổ chức thăm dò sự thỏa mãn của khách hàng coi đó như một trong những thước đo mức độ thực hiện và sự phù hợp của hệ thống và là cơ sở để Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn (Quacert) kiểm tra đánh giá, xác lập hồ sơ đề nghị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường - Chất lượng Việt Nam cấp giấy chứng nhận. Kết quả lấy ý kiến thăm dò của khách hàng được Sở Công Thương gởi đi bằng nhiều hình thức (gởi Phiếu thăm dò cho khách hàng qua đường Bưu điện, trên Trang Website của Sở và trực tiếp tại bộ phận một cửa), có 100% ý kiến khách hàng nhận xét như sau: “Doanh nghiệp chúng tôi hài lòng về sự phục vụ  của Sở Công Thương. Mọi hoạt động của cơ quan rất tốt, thực hiện đúng yêu cầu và thời gian qui định. Mong duy trì tinh thần, phục vụ trên và đề nghị không ngừng cải tiến để nâng cao chất lượng phục vụ”.

Trên cơ sở xem xét đánh giá quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Sở Công Thương Bình Định, Trung tâm Chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn (Quacert) đánh giá các quy trình quản lý chất lượng đang áp dụng tại Sở Công Thương Bình Định là phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 theo đó đã đề nghị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường - Chất lượng Việt Nam công nhận và ngày 25/12/2009 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường - Chất lượng Việt Nam đã cấp GIẤY CHỨNG NHẬN “Hệ thống quản lý chất lượng của Sở Công Thương Bình Định trong lĩnh vực tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước  và giải quyết thủ tục hành chính về Công Thương đã được đánh giá phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008”

Để duy trì và đảm bảo tính hiệu quả không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khi thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, Sở Công Thương cam kết :

- Luôn đảm bảo đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu của khách hàng thông qua việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để xây dựng, thực hiện, duy trì và thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lượng,đảm bảo nguồn nhân lực phục vụ, trang bị đầy đủ máy móc thiết bị điều kiện làm việc cho CBCC;

- Đảm bảo hoạch định và triển khai các quá trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết để:

+ Chứng tỏ các công việc luôn phù hợp với yêu cầu quy định.

+ Đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp.

+ Thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

+ Thường xuyên (6 tháng /1 lần) gửi phiếu thăm dò  ý kiến đến các tổ chức, cá nhân để có biện pháp khắc phục, đảm bảo công việc luôn phù hợp.

+ Tổ chức đánh giá chất lượng nội bộ (theo định kỳ) và họp xem xét lãnh đạo việc thực các công việc luôn phù hợp.

Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 là phương pháp làm việc khoa học, được coi như là một quy trình công nghệ mới, giúp đơn vị chủ động, sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình. Việc áp dụng ISO 9001:2008 trong dịch vụ hành chính công của Sở Công Thương Bình Định nhằm đạt được các lợi ích:

- Góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính, nâng cao tính chất phục vụ của hệ thống quản lý nhà nước;

- Giảm và khắc phục được nhiều sai sót nhờ tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ, công chức được nâng cao và giúp họ tự kiểm soát được hoạt động của chính mình.

- Tạo điều kiện để có thể xác định được nhiệm vụ đúng và cách thức dẫn đến đạt được kết quả đúng.

- Chỉ dẫn cách lập văn bản hoạt động của tổ chức một cách rõ ràng làm cơ sở cho việc giáo dục và đào tạo cán bộ, công chức và cải tiến việc thực hiện một cách có hệ thống.

- Cung cấp cách nhận biết, giải quyết các sai sót và ngăn ngừa chúng tái diễn.

- Cung cấp các bằng chứng khách quan để có thể chứng minh chất lượng công việc của Sở và chứng tỏ tất cả các hoạt động của đơn vị đều ở trong tình trạng được kiểm soát.

- Cung cấp dữ liệu để xác định sự thực hiện của quá trình tạo sản phẩm (công việc) nhằm cải tiến chất lượng, thỏa mãn ngày càng cao hơn nhu cầu của khách hàng.

- Việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Sở Công Thương là biện pháp hổ trợ tích cực cho cải cách hành chính nhằm nâng cao  hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước thông qua nâng cao chất lượng công việc và nâng cao tính chất phục vụ của cơ quan quản lý nhà nước.

Từ các lợi ích trên, ISO 9001:2008 tại sở Công Thương Bình Định tiếp tục phục vụ trực tiếp cho các mục tiêu và yêu cầu cải cách hành chính của tỉnh mà khâu đột phá là cải cách thủ tục hành chính, góp phần khắc phục những thiếu sót và nhược điểm trong dịch vụ hành chính từ trước đến nay.

Đoàn Vân (Sở Công Thương Bình Định)